Asegurar el cumplimiento normativo y promover un entorno laboral saludable es esencial para la productividad y reputación de cualquier empresa. Este checklist guía a los empleadores en cada etapa del ciclo laboral.
1. Preparación y Contratación
- Verificar que el puesto esté alineado con la estructura organizacional y definir claramente funciones, responsabilidades y requisitos.
- Elaborar un perfil de cargo con competencias técnicas y blandas requeridas.
- Publicar la vacante en portales oficiales (MTPE, Servir) y plataformas privadas (Aptitus, Computrabajo, LinkedIn).
- Solicitar y conservar documentación de candidatos: DNI, títulos y certificados de estudios, constancias de trabajo anteriores.
- Asegurar que el salario ofrecido no sea inferior a la Remuneración Mínima Vital vigente.
2. Formalización del Contrato de Trabajo
- Seleccionar el tipo de contrato adecuado: plazo indeterminado, plazo fijo (hasta 5 años) o modalidad especial (freelance, teletrabajo, media jornada).
- Redactar el Contrato Individual de Trabajo por escrito, incluyendo:
- Identificación de las partes (empleador y trabajador).
- Fecha de inicio y duración (si aplica).
- Jornada laboral (horas diarias y semanales).
- Remuneración y forma de pago.
- Lugar de prestación del servicio.
- Descripción de funciones.
- Entregar copia firmada al trabajador y registrar el contrato en el Sistema de Planilla Electrónica de la SUNAT.
3. Inscripciones y Aportes
- Inscribir al trabajador en:
- EsSalud (9% de la remuneración).
- Sistema de pensiones (ONP o AFP según elección del trabajador).
- Registrar la planilla electrónica mensualmente y emitir boletas de pago.
- Declarar y pagar aportes de seguridad social y retenciones de impuestos bajo los plazos establecidos.
4. Jornada, Horarios y Descansos
- Cumplir con la jornada máxima de 8 h diarias y 48 h semanales.
- Registrar horas extra y aplicar recargos:
- 25% adicional en horas diurnas.
- 35% adicional en horas nocturnas.
- Garantizar descanso semanal de 24 h continuas.
- Respetar trabajo nocturno (22:00–05:00) y asignar recargo correspondiente.
5. Beneficios y Remuneraciones
- Pagar puntualmente la remuneración antes del segundo día hábil del mes siguiente.
- Abonar gratificaciones de julio y diciembre equivalentes a una remuneración completa, más 9% de EsSalud.
- Depositar CTS semestralmente (mayo y noviembre) y entregar constancia al trabajador.
- Conceder 30 días calendario de vacaciones anuales tras un año de servicios o compensar económicamente si no se gozan.
6. Prevención de Riesgos y Salud Ocupacional
- Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) conforme al Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 005-2012-TR.
- Realizar exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos, de retorno y de egreso.
- Elaborar mapas de riesgo, instructivos de seguridad y dotar de equipos de protección personal (EPP).
- Brindar capacitación anual obligatoria en prevención de riesgos y primeros auxilios.
7. Capacitación y Desarrollo
- Destinar al menos el 1% de la planilla mensual a programas de formación continua.
- Diseñar planes de capacitación técnica y de habilidades blandas (liderazgo, comunicación, trabajo en equipo).
- Realizar evaluaciones de desempeño semestrales y planificar rutas de desarrollo profesional.
8. Políticas Internas y Clima Laboral
- Aprobar y difundir un Reglamento Interno de Trabajo para empresas con más de 20 trabajadores.
- Establecer canales confidenciales para denuncias de acoso sexual o laboral, con protocolos claros de investigación.
- Fomentar la desconexión digital, evitando comunicaciones fuera de horarios laborales y garantizando el respeto del tiempo personal.
- Promover la equidad de género y la no discriminación en procesos de contratación, promoción y capacitación.
9. Cumplimiento Tributario y Regulatorio
- Mantener actualizados los libros y registros contables y societarios legalizados ante notario.
- Emitir facturas y boletas electrónicas conforme a las disposiciones de SUNAT.
- Presentar declaraciones mensuales y anuales de impuestos dentro de los plazos (IGV, IR, PDT Planilla).
- Realizar auditorías internas periódicas para detectar brechas de cumplimiento.
10. Inspecciones y Relaciones con Autoridades
- Designar un responsable de cumplimiento laboral o comité SST para recibir notificaciones de Sunafil o MTPE.
- Conservar legajos de trabajadores y documentación laboral por al menos cinco años.
- Atender oportunamente las actas de fiscalización e implementar medidas correctivas dentro de los plazos legales.
- Programar auditorías externas bianuales para evaluar cumplimiento y mejora continua.
Este checklist proporciona una ruta clara para que los empleadores peruanos gestionen integralmente la contratación, el cumplimiento normativo y la construcción de un ambiente de trabajo decente, minimizando riesgos de sanciones y promoviendo el bienestar de sus colaboradores.